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L’assistant administratif sait se rendre indispensable au sein des entreprises en effectuant de nombreuses tâches administratives et en facilitant la transmission des informations entre les salariés. Vous souhaitez connaître le chemin à suive pour devenir assistant administratif ? Retrouvez tout ce qu’il y a savoir sur ce métier, que cela soit en termes de missions, de savoir-faire et d’études.
L’assistant administratif ou l’assistante administrative est souvent le bras droit du chef d’entreprise ou d’un(e) secrétaire de direction. Apprécié pour sa polyvalence, ses missions sont en effet très diversifiées et leur nature dépendra en grande partie de l’organisation de la structure qui l’emploie. L’employabilité est réel et un assistant administratif peut aussi bien travailler dans un grand groupe que dans une PME ou encore au sein d’une mairie.
Les missions de l’assistant administratif
L’assistant administratif est un secrétaire à part entière. Il peut se charger de l’accueil physique et téléphonique, traiter des dossiers de diverses natures, assister à des réunions et rédiger des comptes-rendus, réaliser des opérations comptables, ou encore avoir un pied dans la gestion des ressources humaines. D’autres tâches inhérentes de la vie en entreprise peuvent lui revenir : gestion du courrier (tri et archivage), suivi des mails, rédaction de documents commandités par un supérieur hiérarchique, commandes de fournitures auprès des fournisseurs, etc. S’il s’occupe globalement de la gestion administrative des dossiers, les missions qui lui sont confiées pourront plus ou moins varier selon l’entreprise pour laquelle il travaille ou encore le secteur d’activité dans lequel il évolue. C’est donc bien la diversité des tâches qui caractérise le métier d’assistant administratif, la routine ayant rarement sa place.
Les compétences requises pour devenir assistant administratif
Pour devenir assistant administratif, il est essentiel d’avoir un goût prononcé pour la polyvalence. Ce poste requiert d’aimer jongler entre différentes tâches qui n’ont pas toujours de liens directs entre elles. Une bonne organisation sera indispensable pour être acteur de cette polyvalence et ne pas la subir de plein fouet. La rédaction occupe souvent une place centrale dans ce métier, aussi un assistant administratif doit avoir des aptitudes rédactionnelles de façon à livrer des documents ou des supports de communication clairs et parfaitement compréhensibles pour les collaborateurs. Le sens de la synthèse est donc de rigueur. Une personne qui souhaite devenir assistant administratif doit également développer ses compétences relationnelles de façon à pouvoir communiquer et échanger facilement avec ses interlocuteurs que cela soit avec la hiérarchie, des collègues, des clients ou des fournisseurs. Le métier d’assistant administratif implique d’avoir comme principal outil de travail un ordinateur ce qui exige de bonnes base en informatique et la maîtrise des outils bureautiques comme le Pack-Office : de Word à Excel en passant par PowerPoint. En fonction de ses missions, la maîtrise d’un logiciel RH ou comptable pourra s’avérer utile tout comme la connaissance de l’anglais, indispensable pour une société ayant une activité à l’internationale.
Etudes et formations
Pour devenir assistant administratif, il est recommandé d’être doté au minimum d’un diplôme de niveau CAP ou BEP. Néanmoins, l’obtention du Bac, voire d’un Bac+2 facilitera grandement l’insertion professionnelle des diplômés. Parmi les formations phares pour devenir assistant administratif, on peut citer le BTS Support à l’Action Managériale (ex BTS Assistant Manager), le BTS Gestion de la PME ou encore le DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations). Ces formations diplômantes permettent de monter en compétences dans des domaines comme la gestion, la comptabilité, les ressources humaines, la relation client et bien sûr le secrétariat. Vous pouvez aussi faire le choix de vous spécialiser dans un domaine comme la comptabilité (via par exemple un BTS Comptabilité et Gestion) afin d’avoir une expertise à faire-valoir auprès des recruteurs.
Par ailleurs, vous pouvez aussi intégrer une formation d’assistant de direction à distance ou en présentiel dans l’un des nombreux centres de formation proposant ce type de cursus en France. Ces formations professionnelles sont souvent moins longues que des cursus plus classiques comme le BTS car elles permettent de se concentrer pleinement sur les missions relatives au métier d’assistant de direction et font l’impasse sur des enseignement plus généraux qui ne seront pas forcément applicables sur le terrain. Il s’agit donc d’un choix d’orientation particulièrement judicieux quand on a une idée précise du métier que l’on souhaite exercer. Chaque organisme de formation dispose de ses propres conditions d’entrée, n’hésitez pas à vous renseigner auprès des établissements pour plus de renseignements. Si vous souhaitez intégrer la fonction publique, le passage d’un concours pourra s’avérer nécessaire, celui qui se rapproche le plus du métier d’assistant administratif étant le concours d’adjoint administratif (catégorie C). Pour ce qui est des possibilités d’évolution professionnelle, elles sont multiples et un assistant administratif peut espérer devenir secrétaire de direction, assistant de manager ou encore office manager.
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